Bem-vindo! Esta ferramenta foi criada para guiar você, servidor do setor de compras, no processo de elaboração de um Termo de Referência (TR) completo e eficaz, com foco na aquisição de bens comuns como canetas, em conformidade com a Lei nº 14.133/2021.
Navegue pelas seções na barra lateral para explorar cada etapa do processo, desde os conceitos fundamentais até um checklist prático para garantir que seu documento esteja perfeito. O objetivo é transformar um processo complexo em uma tarefa clara e gerenciável.
O Termo de Referência não é um documento isolado. Ele é uma peça central em uma cadeia lógica de eventos que começa com uma necessidade e termina com a gestão de um contrato. Compreender este fluxo é vital. Clique em cada etapa para saber mais.
A correta elaboração de um TR começa com a compreensão de sua base legal e de seu papel no ecossistema das contratações públicas, conforme a Lei nº 14.133/2021.
O Art. 6º, XXIII, define o TR como o "documento necessário para a contratação de bens e serviços". Ele é obrigatório não só para licitações (como o pregão), mas também para contratações diretas (dispensa/inexigibilidade), sendo a base para a compra de qualquer bem, inclusive canetas.
O TR não nasce do vácuo. Ele deve ser obrigatoriamente fundamentado em um Estudo Técnico Preliminar (ETP) que concluiu pela viabilidade da compra. O ETP analisa o problema e as soluções, enquanto o TR detalha a solução escolhida. Isso garante que a compra seja uma decisão racional e planejada.
A responsabilidade pela elaboração do TR é, primariamente, do setor que precisa do bem ou serviço. Isso é lógico, pois quem usa sabe do que precisa. Portanto, o conhecimento sobre licitações deve ser disseminado por toda a instituição, não ficando restrito ao setor de compras.
O Art. 6º, XXIII, da Lei nº 14.133/2021, detalha os elementos obrigatórios de um TR. Pense neles como o esqueleto do seu documento. Clique em cada item para ver a descrição.
Vamos aplicar a teoria na prática. Veja as etapas cruciais para elaborar um TR para a aquisição de canetas esferográficas.
Não basta dizer "precisamos de canetas". A justificativa deve conectar a compra à missão do órgão. A estimativa de quantidade, por sua vez, não pode ser baseada em "achismo", mas em técnicas quantitativas, como a análise do consumo histórico ajustada por fatores futuros.
Exemplo de projeção de consumo de canetas para um órgão com 1.050 servidores.
A especificação deve ser precisa, mas sem restringir a competição. O foco deve ser na função e no desempenho, não na marca. É aqui que se define a qualidade do que será comprado.
| Característica | Especificação Mínima Obrigatória | Critério de Verificação |
|---|---|---|
| Cor da Tinta | Azul, alta densidade, secagem rápida | Teste de escrita em papel padrão |
| Ponta | Média (esfera de 1.0 mm), com esfera de tungstênio | Inspeção visual e teste de traço uniforme |
| Corpo | Plástico transparente, formato que evite rolamento | Inspeção visual |
| Tampa | Ventilada (anti-asfixia), na cor da tinta | Inspeção visual e de segurança |
| Sustentabilidade | Corpo com no mínimo 50% de plástico reciclado | Exigência de declaração do fabricante |
A estimativa de valor é um procedimento formal. A "cesta de preços" deve ser formada prioritariamente com dados de outras contratações públicas, usando ferramentas como o Painel de Preços do governo. Fontes como sites de varejo são apenas complementares e devem ser justificadas.
O TR deve antecipar as regras do jogo: obrigações, prazos, locais de entrega, e, crucialmente, as sanções em caso de descumprimento. Uma matriz de riscos ajuda a definir as ações para cada possível falha do fornecedor.
| Risco Identificado | Infração Contratual | Sanção Aplicável |
|---|---|---|
| Atraso na entrega | Atraso injustificado | Multa de mora (ex: 0,5% ao dia) |
| Entrega fora da especificação | Inexecução parcial | Rejeição do produto + Multa + Advertência |
| Não substituição de produto rejeitado | Inexecução total da parcela | Impedimento de licitar (até 3 anos) + Multa |
Antes de finalizar, passe por esta lista de verificação para garantir que nada importante foi esquecido. Um TR bem feito é a sua maior segurança jurídica.
Dica de Ouro: Utilize os modelos padronizados da Advocacia-Geral da União (AGU) como ponto de partida. Eles já incorporam as exigências legais e a jurisprudência, mas lembre-se de adaptá-los à realidade da sua contratação.